1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
SIWINA S.A.S., sociedad comercial constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 902.089.462, con domicilio principal en la Tv 58 No. 104 B 14, Bogotá D.C., Colombia, correo electrónico contacto@siwina.com, teléfono +57 300 781 0339 y sitio web soyalondra.com, es la sociedad titular de la plataforma “Soy Alondra” (en adelante, “LA PLATAFORMA”).
Esta Política se adopta en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y demás normas que las modifiquen, complementen o sustituyan.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
2.1. Esta Política aplica a todo dato personal que repose en las bases de datos de SIWINA S.A.S. o que sea tratado por esta con ocasión de la operación de LA PLATAFORMA.
2.2. No aplica a las políticas de tratamiento de datos de EL CLIENTE (el Comercio que contrata el Servicio) frente a sus propios Compradores Finales. Cada Comercio es Responsable independiente y debe publicar su propia política, conforme a la Cláusula 12.2 de los Términos y Condiciones.
2.3. Los términos escritos con inicial mayúscula que no se definan aquí tienen el significado que les asigna la Cláusula 1 de los Términos y Condiciones de LA PLATAFORMA, documento del cual esta Política es complemento.
3. PRINCIPIOS RECTORES
El tratamiento que realiza SIWINA S.A.S. se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, en los términos del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.
4. DOBLE ROL: CUÁNDO SOMOS RESPONSABLES Y CUÁNDO ENCARGADOS
Conforme a la Cláusula 12.1 de los Términos y Condiciones, SIWINA S.A.S. tiene un doble rol según el tipo de dato:
| Tipo de dato | Rol de SIWINA S.A.S. | Quién es el Responsable |
|---|---|---|
| Datos de EL CLIENTE, sus representantes y usuarios de la Cuenta (registro, facturación, soporte, uso) | Responsable | SIWINA S.A.S. |
| Datos de los Compradores Finales recolectados por EL CLIENTE a través del Asistente | Encargado | EL CLIENTE (el Comercio) |
| Datos de Conversación usados para entrenamiento y mejora (Sección 7 de esta Política) | Responsable | SIWINA S.A.S. |
| Datos de visitantes del sitio web soyalondra.com | Responsable | SIWINA S.A.S. |
Consecuencia práctica para el Comprador Final: si usted interactuó con un Asistente de un comercio y desea ejercer sus derechos sobre esos datos, debe dirigirse en primera instancia a ese comercio, que es el Responsable. SIWINA S.A.S. atenderá la solicitud como Encargado y trasladará el requerimiento al Comercio correspondiente, conforme a la Sección 11.
5. DATOS PERSONALES QUE TRATAMOS
5.1. De EL CLIENTE y sus usuarios de la Cuenta: nombre y razón social, NIT o documento de identidad, datos del representante legal, dirección, teléfono, correo electrónico, actividad económica, datos de facturación y medio de pago, credenciales de acceso (almacenadas de forma cifrada e irreversible), registros de uso, direcciones IP, identificadores de dispositivo y registros de soporte.
5.2. De los Compradores Finales (tratados como Encargado por cuenta de EL CLIENTE): nombre, número de documento, número de teléfono o identificador de mensajería, correo electrónico, dirección de entrega, historial y contenido de las conversaciones con el Asistente, pedidos, montos y estado de las transacciones.
5.3. Datos que NO tratamos. LA PLATAFORMA no recauda dineros ni almacena números completos de tarjeta, CVV ni claves financieras: el pago ocurre íntegramente en la Pasarela de Pago contratada por EL CLIENTE, conforme a las Cláusulas 2.3 y 6 de los Términos y Condiciones. Tampoco solicitamos ni requerimos datos sensibles para prestar el Servicio (ver Sección 9).
5.4. Credenciales de terceros. Las credenciales de Pasarelas de Pago y canales de mensajería que EL CLIENTE conecta se almacenan cifradas mediante AES-256-GCM. EL CLIENTE conserva su titularidad y puede revocarlas en cualquier momento, conforme a la Cláusula 3.4.
6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
6.1. Como Responsable, respecto de EL CLIENTE y sus usuarios:
- a. Crear, administrar y dar soporte a la Cuenta y a los usuarios autorizados;
- b. Ejecutar el contrato de suscripción: facturación electrónica, cobro, gestión de mora y control de cuotas del Plan;
- c. Verificar identidad, prevenir el fraude y proteger la seguridad de la Cuenta y del Servicio;
- d. Aprovisionar y mantener el Número Arrendado ante el operador de telecomunicaciones y ante Meta, incluidos los trámites regulatorios de la Cláusula 9.1;
- e. Enviar comunicaciones operativas y de servicio (avisos de cobro, suspensión, cambios en los Términos, incidentes o mantenimientos);
- f. Enviar comunicaciones comerciales sobre LA PLATAFORMA, de las cuales el titular puede darse de baja en cualquier momento;
- g. Generar estadísticas internas y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
6.2. Como Encargado, respecto de los Compradores Finales (conforme al Anexo C.4 de los Términos y Condiciones):
- a. Operar el Asistente conversacional y atender a los Compradores Finales por cuenta de EL CLIENTE;
- b. Estructurar pedidos, generar Enlaces de Pago y notificar la confirmación del pago;
- c. Almacenar, indexar y recuperar información para el funcionamiento del Servicio;
- d. Prestar soporte técnico a EL CLIENTE;
- e. Garantizar la seguridad, prevenir el fraude y cumplir obligaciones legales;
- f. Generar métricas y reportes agregados para EL CLIENTE.
6.3. Como Responsable, respecto de los Datos de Conversación: entrenar y mejorar los modelos y funcionalidades del Servicio, en los términos de la Sección 7.
7. USO DE CONVERSACIONES PARA ENTRENAMIENTO Y MEJORA
Esta sección desarrolla la Cláusula 12.6 de los Términos y Condiciones y debe leerse con especial atención.
7.1. Declaración expresa. SIWINA S.A.S. SÍ UTILIZA los Datos de Conversación —los mensajes intercambiados entre el Asistente y los Compradores Finales, el Contenido del Cliente, las correcciones, calificaciones y retroalimentación— para operar, depurar, evaluar, auditar, entrenar, ajustar y mejorar sus modelos, instrucciones, clasificadores, mecanismos de seguridad y funcionalidades, así como para desarrollar nuevas funcionalidades.
7.2. Alcance. Esta finalidad es inherente al Servicio y forma parte de la contraprestación del Plan. Salvo acuerdo escrito en planes empresariales, no existe mecanismo de exclusión (opt-out).
7.3. Medidas de mitigación. En lo técnicamente razonable aplicamos minimización, seudonimización y agregación de los datos usados con fines de entrenamiento, y restringimos el acceso al personal que lo requiera para esa labor.
7.4. Límites que asumimos. SIWINA S.A.S. no vende los Datos de Conversación, no los publica como tales y no los usa para prestar servicios individualizados a competidores identificando a EL CLIENTE. Los modelos, mejoras y desarrollos resultantes son de titularidad exclusiva de SIWINA S.A.S.
7.5. Deber de información de EL CLIENTE. EL CLIENTE se obliga a informar esta finalidad a sus Compradores Finales y a recabar su autorización previa, expresa e informada. El incumplimiento de este deber es de su responsabilidad exclusiva, conforme a las Cláusulas 12.6.e y 17 de los Términos y Condiciones.
7.6. Modelos de terceros. Los proveedores de modelos base (actualmente Google — Gemini) tratan los datos conforme a sus propios términos empresariales, referidos en el Anexo D de los Términos y Condiciones. Lo previsto en esta sección se refiere al entrenamiento y mejora realizados por SIWINA S.A.S. o por proveedores que actúan bajo sus instrucciones.
8. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
8.1. De EL CLIENTE. La creación de la Cuenta, la contratación de un Plan o el uso del Servicio constituyen autorización previa, expresa e informada para el tratamiento descrito en esta Política, con plenos efectos conforme a la Ley 527 de 1999.
8.2. De los Compradores Finales. La autorización debe ser recabada por EL CLIENTE, que es el Responsable de esos datos. SIWINA S.A.S. no obtiene ni valida dichas autorizaciones y no responde por su ausencia.
8.3. Revocatoria. La autorización puede revocarse en cualquier momento por los canales de la Sección 11, salvo que exista un deber legal o contractual que imponga permanecer en la base de datos. La revocatoria puede implicar la imposibilidad de continuar prestando el Servicio.
9. DATOS SENSIBLES Y DATOS DE MENORES DE EDAD
9.1. LA PLATAFORMA no requiere ni solicita datos sensibles para prestar el Servicio, ni está diseñada para tratar datos de menores de edad.
9.2. Conforme a la Cláusula 12.6.f de los Términos y Condiciones, EL CLIENTE se obliga a no cargar ni inducir la recolección a través del Asistente de datos sensibles (salud, biométricos, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o vida sexual), datos de menores de edad ni datos financieros completos.
9.3. Si este tipo de datos ingresa al Servicio, la responsabilidad es exclusiva de EL CLIENTE y SIWINA S.A.S. podrá suprimirlos. Ninguna respuesta del Titular a preguntas sobre datos sensibles es obligatoria.
10. DERECHOS DE LOS TITULARES
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo titular tiene derecho a:
- a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
- b. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos exceptuados por la ley;
- c. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos;
- d. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable;
- e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida, o cuando la SIC haya determinado que el tratamiento fue contrario a la ley;
- f. Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
11. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS
11.1. Canales. Las solicitudes se reciben en contacto@siwina.com, en el teléfono +57 300 781 0339 o por escrito en la Tv 58 No. 104 B 14, Bogotá D.C. Las solicitudes que ejerzan derechos de rectificación, supresión o revocatoria deben presentarse por escrito para dejar constancia de la fecha de radicación.
11.2. Contenido de la solicitud. Indique su nombre completo, documento de identidad, canal de respuesta, la descripción de los hechos y el derecho que ejerce. Adjunte los documentos que quiera hacer valer. Si actúa por medio de apoderado o causahabiente, acredite esa calidad.
11.3. Consultas. Se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles. Cuando no sea posible, se informará al interesado los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11.4. Reclamos. Se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido. Cuando no sea posible resolver en el término, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
11.5. Solicitudes de Compradores Finales. Cuando la solicitud recaiga sobre datos en los que SIWINA S.A.S. actúa como Encargado, la trasladaremos al Comercio Responsable y ejecutaremos sus instrucciones de acceso, actualización, rectificación o supresión dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, conforme al Anexo C.10 de los Términos y Condiciones.
11.6. Requisito de procedibilidad. La queja ante la SIC solo procede una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable.
12. ÁREA RESPONSABLE
El Área de Protección de Datos Personales de SIWINA S.A.S. es la dependencia encargada de recibir y tramitar las peticiones, consultas y reclamos de los titulares, y de velar por la aplicación de esta Política. Puede contactarla en contacto@siwina.com o en el +57 300 781 0339.
13. ENCARGADOS, TRANSMISIONES Y TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES
13.1. Para prestar el Servicio, SIWINA S.A.S. se apoya en Proveedores Tecnológicos de Terceros que actúan como Encargados o Subencargados, y en algunos casos como Responsables independientes. La relación completa está en el Anexo D de los Términos y Condiciones:
| Proveedor | Servicio prestado | Ubicación principal |
|---|---|---|
| Google LLC (Gemini / Google Cloud) | Modelos de lenguaje e inferencia | EE. UU. / global |
| Twilio Inc. | Numeración y mensajería (WhatsApp) | EE. UU. / global |
| Meta Platforms, Inc. | WhatsApp Business Platform | EE. UU. / global |
| Amazon Web Services, Inc. | Infraestructura y almacenamiento de objetos | EE. UU. / global |
| Wompi, Bold, Mercado Pago y Stripe | Pasarelas de pago (Responsables independientes) | Colombia / regional / global |
13.2. Transferencias internacionales. Algunos de estos proveedores están ubicados en los Estados Unidos de América y en otras jurisdicciones. Al aceptar los Términos y Condiciones, EL CLIENTE autoriza expresamente dichas transmisiones y transferencias, y se obliga a obtener la misma autorización de sus titulares. Estas se realizan bajo cláusulas contractuales que exigen niveles adecuados de protección, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y de la Cláusula 12.5 de los Términos y Condiciones.
13.3. Nuevos subencargados. Informaremos con al menos treinta (30) días de antelación la incorporación de nuevos subencargados que traten datos de Compradores Finales. EL CLIENTE podrá objetar por motivos razonables y, de no ser posible una alternativa, terminar la suscripción sin penalidad, conforme al Anexo C.9.
13.4. Pasarelas de Pago. Actúan como Responsables independientes respecto de los datos que tratan para ejecutar el pago y se rigen por sus propias políticas.
14. MEDIDAS DE SEGURIDAD
Conforme al Anexo C.7 de los Términos y Condiciones, aplicamos como mínimo: cifrado en tránsito (TLS) y en reposo; cifrado de credenciales de terceros mediante AES-256-GCM; aislamiento lógico por tenant; control de accesos por roles con principio de mínimo privilegio; autenticación de doble factor disponible; registro de auditoría; copias de respaldo; y gestión de vulnerabilidades. El personal con acceso a datos personales está sujeto a obligaciones de confidencialidad.
Ninguna medida de seguridad es infalible. EL CLIENTE es responsable de la custodia de sus credenciales y debe notificar cualquier incidente dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes, conforme a la Cláusula 3.5.
15. INCIDENTES DE SEGURIDAD
Notificaremos sin dilación indebida, con la información razonablemente disponible, los incidentes de seguridad que afecten datos personales, para que el Responsable cumpla sus deberes de reporte ante la Superintendencia de Industria y Comercio y ante los titulares, conforme a la Cláusula 12.8.
16. RETENCIÓN, SUPRESIÓN Y VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
16.1. Datos de Conversación y registros técnicos. Se conservan por veinticuatro (24) meses desde su generación, salvo plazo distinto pactado en el Anexo C, obligación legal de conservación mayor o necesidad de defensa de derechos en procesos en curso. Vencido el término se suprimen o anonimizan de forma irreversible.
16.2. Datos de la Cuenta. Se conservan mientras la suscripción esté vigente y durante la ventana de retención de treinta (30) días calendario posterior a la terminación, durante la cual EL CLIENTE puede reactivar o exportar su información (Cláusulas 15.3 y 15.4).
16.3. Eliminación definitiva. Vencida la ventana de retención o solicitada la eliminación de la Cuenta, la supresión es en cascada, definitiva e irreversible y comprende órdenes, conversaciones, catálogo, documentos, archivos almacenados y datos de Compradores Finales. No conservamos copias recuperables salvo las estrictamente necesarias por obligación legal (Cláusula 15.5).
16.4. Deber de conservación de EL CLIENTE. La ley colombiana impone a los comerciantes deberes de conservación de soportes comerciales, contables y tributarios por plazos que pueden alcanzar diez (10) años. Es obligación exclusiva de EL CLIENTE exportar y conservar dicha información antes de eliminar su Cuenta (Cláusula 15.6).
16.5. Excepción. Los conjuntos de datos anonimizados de forma irreversible y los modelos ya entrenados no están sujetos a supresión ni devolución, en tanto no permiten reidentificar a los titulares (Cláusulas 12.7 y Anexo C.13).
16.6. Vigencia de las bases de datos. Las bases de datos permanecerán vigentes mientras sean necesarias para las finalidades descritas en la Sección 6 y mientras subsistan las obligaciones legales de conservación aplicables.
17. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
SIWINA S.A.S. cumplirá con el registro de sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando le sea exigible. Dicho registro no releva a EL CLIENTE de sus propias obligaciones como Responsable.
18. COOKIES Y ALMACENAMIENTO EN SU NAVEGADOR
18.1. Sitio web soyalondra.com. El sitio público no instala cookies. Tampoco utiliza analítica, publicidad ni herramientas de seguimiento de terceros. Guarda una sola preferencia técnica en el almacenamiento local (localStorage) de su navegador, sa.theme, que registra si usted eligió el tema claro, oscuro o el del sistema. Ese valor no identifica a ninguna persona, no viaja a nuestros servidores ni a terceros, y usted puede borrarlo desde la configuración de su navegador.
18.2. Panel de administración. El panel utiliza únicamente cookies propias y estrictamente necesarias. Todas son httpOnly —ningún script de la página puede leerlas—, con atributo SameSite=Lax y marcadas como Secure en producción. No hay cookies de terceros, de analítica ni de publicidad.
| Cookie | Para qué sirve | Duración |
|---|---|---|
sa_at | Mantener la sesión autenticada | La del token de acceso |
sa_rt | Renovar la sesión sin volver a iniciar sesión | 30 días |
sa_bid | Recordar qué negocio de la cuenta está abierto | 1 año |
sa_oauth_next | Recordar a dónde iba usted durante el inicio de sesión con Google | 10 minutos |
18.3. Preferencias de interfaz del panel. Además, el panel guarda en el localStorage de su navegador algunas preferencias de uso que no salen de su equipo: el tema (sa.theme), si la barra lateral está plegada (sa.sidebar.collapsed), si ya vio el recorrido guiado (sa.tour.seen), si descartó el asistente de configuración inicial (sa.onboarding.seen) y si ya configuró la URL de eventos de su pasarela (sa.wompi.events-url.*).
18.4. Nuestra API. La API de LA PLATAFORMA no utiliza cookies: autentica cada solicitud con un token JWT enviado en la cabecera Authorization como Bearer, y almacena los tokens de renovación en forma cifrada (hash) en la base de datos, donde pueden ser revocados.
18.5. Cómo controlarlas. Puede borrar o bloquear cookies y almacenamiento local desde la configuración de su navegador. Tenga en cuenta que bloquear las cookies del panel impide iniciar sesión, porque son estrictamente necesarias para el funcionamiento del Servicio y no existe una alternativa técnica sin ellas.
19. OBLIGACIONES DE EL CLIENTE COMO RESPONSABLE
Al usar LA PLATAFORMA, EL CLIENTE declara y garantiza que, conforme a la Cláusula 12.2 de los Términos y Condiciones:
- a. Cuenta con autorización previa, expresa e informada de sus Compradores Finales, incluidas las finalidades ejecutadas a través de LA PLATAFORMA;
- b. Ha adoptado y publicado su propia Política de Tratamiento de la Información y su aviso de privacidad, con las finalidades, la transmisión a SIWINA S.A.S. y a los Proveedores Tecnológicos de Terceros, y las transferencias internacionales de la Sección 13;
- c. Ha incluido expresamente en dicha política y en la autorización recabada la finalidad de entrenamiento y mejora descrita en la Sección 7;
- d. Ha cumplido, cuando corresponda, con su propio registro de bases de datos y con los demás deberes que la ley le impone como Responsable;
- e. Atiende en primera instancia las consultas y reclamos de los titulares;
- f. Informa de forma clara a sus Compradores Finales que están interactuando con un sistema automatizado de atención (Cláusula 4.4).
El incumplimiento de estas obligaciones es de responsabilidad exclusiva de EL CLIENTE, quien mantendrá indemne a SIWINA S.A.S. conforme a la Cláusula 17 de los Términos y Condiciones.
20. VIGENCIA Y MODIFICACIONES
20.1. Esta Política rige a partir del 25 de agosto de 2026.
20.2. Podremos modificarla en cualquier momento. Las modificaciones sustanciales se comunicarán con treinta (30) días calendario de antelación al correo registrado y mediante aviso dentro del Servicio, conforme a la Cláusula 20 de los Términos y Condiciones. La continuidad en el uso del Servicio después de su entrada en vigencia constituye aceptación.
20.3. En caso de contradicción entre esta Política y los Términos y Condiciones, prevalecerán los Términos y Condiciones y su Anexo C, conforme al orden de prelación de la Cláusula 21.4.
SIWINA S.A.S. — NIT 902.089.462 — Tv 58 No. 104 B 14, Bogotá D.C., Colombia
Política de Privacidad y Tratamiento de Datos de la plataforma “Soy Alondra” — Versión 1.0, vigente desde el 25 de agosto de 2026.